联系信息
采购
行政大楼104
第八大道500号
刘易斯顿,爱达荷州83501
- 208-792-2288
- 208-792-2077(传真)
- (电子邮件保护)
- 星期一至五,8:00至5:00
使用p卡
促进高效的采购和付款, 凡消费满$100或以下,均须使用p卡. 我们也强烈鼓励所有1美元的消费都使用p卡,999或以下, 除了Jaggaer Punchout供应商(见Jaggaer网站: 1.hsvod.net/purchasing/jaggaer-resources).
p卡不允许购买某些商品. 看到 P-Card程序手册 有关详细信息,.
使用采购订单
在Jaggaer中输入请求. 当申请被批准后,采购订单将被传送给供应商. T在这里 is no need to obtain a PO number 之前hand; if you've been corresponding with a company, 让他们知道采购订单将被发送给他们.
如果您还没有获得访问Jaggaer的权限,请联系采购部门进行培训.
全州契约和Jaggaer punch
如果商品或服务可以在 全国范围内的合同 或者通过Jaggaer Punchout,你必须利用这个合同. 如果有多个供应商,选择价格、交货或质量最好的供应商. 可以批准豁免. 请参阅采购表格网站上的豁免申请表.
购买金额超过$2,000美元(但低于10美元),000)要求在订购前用Jaggaer完成所有批准. 当所有的批准都获得后, 采购订单将自动传送给供应商.
以下是通过采购订单进行采购所需步骤的细分, 从下订单到支付发票的预计时间.
一些供应商可能要求我们在他们允许直接计费安排之前完成信用申请.
NOTE: P-Cards are LCSC cards and do not affect individual credit ratings; the name is an indicator of who is responsible for tracking transactions but not who is financially responsible.
一旦卡被订购,它通常在2-3个工作日到达. 您将收到来自采购部的电子邮件,其中包含取卡和激活卡的说明.
部门p卡经理的职责是审查所有交易,以确保符合所有爱达荷州和机构政策. p卡经理维护每月交易日志,并将其提交给p卡持卡人以供进一步审查.
以下是分配部门p卡经理的步骤:
这是一个 用户指南 逐步引导您使用Works.
p卡扫描是指每月从工作中扫描前一个周期的p卡交易并上传到同事的日期. 无论签收状态如何,这都将发生, 所以请确保你的分配是正确的每个月的扫荡日期.
每个月的扫描日期都会在Works的announcement部分中发布.
以下是 最常见的错误 我们在审计P-Card日志时看到的.
你可以购买电脑、显示器等. 通过Jaggaer
而t大多数IT项目应该通过合同计算机供应商订购, 一些“办公用品”类型的项目, 比如USB驱动器, 键盘, 无线鼠标可通过亚马逊/Office Depot订购. 如果项目超过100美元,请确保5580目标代码用于标记IT总监.
办公用品应通过Jaggaer系统购买. 我们与Office Depot和Staples签订了合同,这两家公司都是打孔机供应商. 如果你在这两家都找不到你需要的东西,亚马逊也是一个Jaggaer打孔器供应商.
如果您需要设置和培训使用Jaggaer,请联系采购.
为一个新的电话,请发电子邮件采购,并要求可用的电话和价格的当前列表. 当你决定换手机,或者你正在更新你的手机套餐时:
虽然我们不再使用同事输入或批准申请, 仍然有一些有用的工具可以使用.
金融系统助记法
XBAL-用于本地帐户的资金余额信息. e.g. 904601
XBUD-Use for Summary Information for cost centers with Budgets; e.g. 904101
AP-应付账款
像 -使用供应商活动查询(像)屏幕查看指定供应商的所有采购活动, 包括年初至今的总数.
真的 –Use the Voucher AR Inquiry (真的) screen to view vouchers processed though the Accounts Receivable module; student refunds, 旅行支付.
VOUI -使用凭证查询(VOUI)屏幕查看有关凭证的信息.
CHKI -使用支票查询(CHKI)屏幕查看由特定支票支付的所有凭证的列表.
采购助记符
RINQ —使用RINQ (Requisition Inquiry)界面查看申请的状态信息. 所需RQ号.
PINQ -使用采购订单查询(PINQ)屏幕查看有关采购订单的状态信息. 需要PO号.
GL-总帐
GLJI -使用总账日记账查询(GLJI)来显示财务报告中反映的日记账信息.
ENCI -使用负担查询(ENCI)屏幕显示有关指定15位GL帐号的未完成负担的信息.
干细胞移植 —使用GL账户历史查询(干细胞移植)查看特定GL账号的历史汇总信息. 包括1995年以来的数据.
FX-固定资产
FXIN -使用固定资产查询(FXIN)屏幕查询数字标记的资产. 所需标签编号.